Ideea unui astfel de tip de afaceri nu este nouă, la ora actuală există în marile oraşe şi în alte localităţi firme cu un asemenea obiect de activitate, deja consacrate, cu perspective din cele mai bune. Ne vom referi aici mai puţin la planificarea în detaliu a întâlnirilor organizate şi mai mult la paşii necesari pentru punerea pe picioare a unei afaceri de talie mică, capabilă să asigure un câştig mulţumitor şi acoperitor faţă de eforturile depuse, cu posibilitatea dezvoltării în timp.
Evenimentele care necesită organizare acoperă o paletă largă, putând fi grupate pe anumite categorii: 1) Petreceri private ocazionate de nunţi, botezuri, aniversări onomastice, pensionări, petreceri ale burlacilor, Ziua Femeii, petreceri de Crăciun, petreceri de sfârşit de an, etc. 2) Petreceri pentru companii cu ocazia unor evenimente sau aniversări specifice firmei. 3) Conferinţe de presă, decernări de premii şi distincţii, omagierea unor personalităţi 4) Petreceri pentru copii la zile onomastice sau la alte ocazii din viaţa acestora.
Primul pas, după întocmirea documentelor determinate de înfiinţarea noii societăţi va fi stabilirea unui sediu al firmei, situat de preferinţă în zone intens circulate sau, cel puţin uşor accesibile potenţialilor clienţi. O minimă dotare a sediului firmei va cuprinde un calculator şi imprimantă de performanţă medie, telefon de birou, telefoane mobile, un birou tip secretariat cu 2 corpuri, un birou simplu, 2 fotolii, măsuţa de cafea, reportofon, frigider, cafetieră, mochetă, jaluzele, rafturi pentru documente şi documentaţii. Cu timpul, se vor monta panouri radiante pentru încălzire, boiler apă caldă, instalaţie aer condiţionat. În rest, se adaugă periodic materialele consumabile. Toate acestea pot fi achiziţionate la o valoare totală de maxim 12000 lei, la care se adaugă cheltuieli pentru amenajarea biroului în valoare de maxim 6500 lei, obţinându – se o sumă totală de 18500 lei, bani care vor fi acoperiţi chiar din primele evenimente organizate. Lunar, vor apărea cheltuielile curente, a căror valoare, incluzând şi plata chiriei datorate nu se va ridica peste suma de 7000 lei. La latitudinea întreprinzătorului rămâne hotărârea de a participa la cursuri organizate de firme specializate în organizarea de evenimente. Ideal este ca în cadrul firmei să îşi desfaşoare activitatea persoane iniţiate, cu o pregătire cât mai apropiată de specificul activităţii sau dobândită prin cursurile de iniţiere.
Ca să poţi funcţiona, trebuie să te faci cunoscut şi să îţi promovezi activitatea prin diverse modalităţi, cele mai cunoscute modalităţi de promovare fiind cele standard, publicitatea scrisă şi vizuală. O altă modalitate, deloc neglijabilă, ar fi promovarea prin viu grai, pe baza mărturiilor clienţilor mulţumiţi, însă acest mod de promovare implică evenimente deja organizate. Cu bani relativ puţini şi cu strategii de marketing adaptate fiecarei situaţii, activitatea de organizare a evenimentelor se poate dovedi încă de la început eficientă şi promiţătoare.
Piaţa existentă te obligă la prezentarea unor servicii diferite de cele de bază, paleta lor fiind mult mai largă şi de o calitate superioară. Pe scurt, trebuie să demonstrezi că esti mai bun decât ceilalţi şi să convingi clientul că nu face o alegere greşită faţă de aşteptările sale. Tarifele mai scăzute faţă de piaţă şi planificarea evenimentului până la cel mai mic detaliu sunt atuuri de necontestat.
Odată ajunşi în faţa semnării unui contract de prestări servicii, nu o vei face decât după consultarea unui jurist, care se va implica în stabilirea termenilor contractului şi a derulării acestuia. Practica a demonstrat că un contract avantajos pentru ambele părţi este opţiunea cea mai corectă şi care nu va genera ulterior litigii. În vederea organizarii de evenimente, firma trebuie să îşi stabilească anterior derulării acestora parteneri din domeniile ce se impun, cu care va menţine un contact permanent în condiţiile unei colaborări bine puse la punct. Astfel, va colabora cu firme ce deţin, in primul rând spaţiile necesare derulării evenimentului (restaurante, cluburi, pensiuni, săli de conferintă, terenuri de sport, etc.) Uneori sunt necesare şi spaţii de cazare, de aceea, firma va avea înţelegeri precontractuale cu unităţile de acest tip, acelaşi tip de relaţii stabilindu – se şi cu firmele de catering sau care asigură servicii foto- video, sonorizare, focuri de artificii, flori s.a.m.d. Firmele de design pentru decorarea spaţiilor utilizate au o deosebită importanţă, organizatorul având grijă să invite şi orchestre sau formaţii, artişti consacraţi, respectându – se preferinţele clientului.
Prin elaborarea planului de afaceri aferent evenimentului, se stabileşte nivelul de costuri şi limita superioară a acestuia.
Organizarea de evenimente se dovedeşte a fi profitabilă şi din următoarele motive: În primul rând, nu ai nevoie de fonduri masive la iniţierea evenimentelor, de cele mai multe ori lucrezi cu banii clientului. Daca respecţi regulile jocului şi asiguri servicii profesionale care să aducă satisfacţie clientului, firma se va dezvolta în scurt timp, având posibilitatea de a deveni un nume în branşă. Întregul succes al organizării de evenimente constă în toate cele arătate mai sus, la care se adaugă abilitatea şi cunoştinţele dobândite, experienţa, originalitatea şi, foarte important, rezistenţa la stress. În Gorj, au loc evenimente din cele mai diverse.
În cea mai mare parte, firmele se ocupă de organizarea evenimentelor de familie şi mai puţin în interesul marilor companii şi societăţi comerciale pentru conferinţe si aniversari specifice, pentru omagierea unor personalităţi sau acordarea de distincţii, sector de activitate oarecum descoperit.
Piaţa organizării de evenimente există, se dezvoltă, fără a fi suprasaturată. E loc şi pentru dumneavoastră.
A.Pop
