În ultimii ani, din motive evidente pentru noi toți, majoritatea companiilor și corporațiilor mari încearcă să minimizeze nevoia unui oficiu cu prezența fizică a tuturor angajaților. Acest articol va viza in mare parte descoperirea răspunsurilor la cele mai frecvente întrebări ce pot apărea în cursul înființării unui astfel de oficiu și însăși explicarea teoretică a naturii unei asemenea afaceri.
Dacă ești un tânăr antreprenor cu o mulțime de idei grandioase și ai nevoie de un ghid care îți va permite să dezvolți o afacere online fără probleme, acest articol îți va servi drept introducerea perfectă în lumea afacerilor online și a sediilor digitale în particular.
Ce este un sediu digital?
Un sediu digital este, de fapt, un oficiu ce nu necesită prezența fizică a angajaților pentru a administra cu succes o afacere. Astfel de afacere au apărut începând cu anul 2020, an în care majoritatea antreprenorilor au fost nevoiți să conducă și administreze afacerile sale online, fără contact sau prezența fizică a angajaților.
Cei mai rapizi antreprenori au fost deținătorii de cazinouri online care, în cele mai scurte intervale de timp au organizat lucrul cât se poate de intens a administrațiilor sale. Pacanele online au fost și probabil sunt unele dintre cele mai bine organizate sedii digitale de pe întreaga piață a muncii.
Pentru a aduce o concluzie și un răspuns cât se poate de concis la această întrebare, pot să spun că un sediu digital este o administrare a unui business ce nu este legată de un loc anumit în spațiu ci de scopul de menține afacerea în picioare și de a conlucra pentru a obține rezultatul dorit de directorul și fondatorul acestei afaceri.
Cum organizezi un sediu digital?
Deși acest tip de oficii a devenit unul dintre cele mai populare și importante metode de administrare a unui business în ultimii ani, multe persoane nu înțeleg încă cum să pună pe roate un astfel de sistem. Pentru asemenea oameni de afacere am și decis să scriu acest articol, de aceea voi împărți acest proces pe mai multe puncte pentru a evidenția importanța fiecăruia dintre ele. Țin să notez faptul că acestea nu sunt numerotate de la cele mai importante la cele mai neimportante.
Ședințe online
Deși poate părea un lucru banal de spus dar ședințele, online sau offline, sunt unul dintre cele mai importante metode de a rezolva problemele apărute și de a da idei noi și creative pentru o bună dezvoltare a afacerii tale. Deși platformele ca Zoom sau Google Meet nu pot reda în totalitate atmosfera unei ședințe veritabile, acestea pot da oportunitatea fiecărui angajat de ași expune părerea și a comunica celorlalți problemele pe care lea întâlnit în timpul muncii sale.
Un alt avantaj al acestui tip de comunicare este faptul că comunicarea verbală este mereu mult mai ușor de înțeles decât comunicarea scrisă pe care o putem observa în majoritatea afacerilor de acum. Mai simplu vorbind, este mai ușor să înțelegi o problemă dacă vorbești despre ea.
Bază de date comună și infrastructură IT
În comparație cu un oficiu offline, în cadrul unui sediu digital nu vei fi capabil de a accesa toate documentele și bazele de date necesare pentru a-ți îndeplini lucrul, de aceea este nevoie de asigurarea tuturor angajaților cu acces la toate datele digitalizate a companiei sau la toate datele necesare pentru un angajat în particular.
Un alt caz destul de des întâlnit în afacerile digitalizate este formarea unui server comun pentru toți angajații unde aceștia ar putea plasa, reface și copia documentele pe care le scriu sau trebuie scrise. Astfel, comunicarea dintre angajați va fi mult mai comodă și aceștia nu vor mai trebui să se adreseze personal la alți angajați pentru a primi acces la un document sau altul.
Securitate și instrumente de lucru
Fiind la muncă nu realizez cât de mult te ajută de fapt toate instrumentele profesionale descărcate pe calculatorul tău. Majoritatea persoanelor ce dețin un calculator personal nu folosesc sau nu știu de existența instrumentelor profesionale ce trebuie cumpărate și de aceea, înainte de a începe setarea unui sediu digital de administrare a afacerii, trebuie să te asiguri că toate persoanele dețin aceste instrumente și dacă nu, să finanțezi achiziționarea acestora.
Pe lângă faptul că aceste instrumente vor sistematiza mai bine afacerea ta și vor face ca angajații să lucreze mai efectiv și mai repede, majoritatea acestor instrumente sunt atât de scumpe datorită securității sporite a datelor personale și oficiale introduse și prelucrate de acestea. Dacă ai nevoie de o securitate sporită pentru documentele tale corporative, un asemenea set de instrumente digitale îți va prinde cât se poate de bine atât ție cât și angajaților tăi.
